Πώς να ξεκινήσετε γρήγορα την ηλεκτρονική τιμολόγηση σε ένα startup

Η ηλεκτρονική τιμολόγηση εξελίσσεται ραγδαία στην Ελλάδα. Με βάση το σύστημα myDATA της ΑΑΔΕ και τον νέο μηχανισμό υποχρεωτικής ηλεκτρονικής τιμολόγησης B2B που έρχεται φασικά μέσα στο 2026, τα τιμολόγια γίνονται δομημένα ηλεκτρονικά έγγραφα που διαβιβάζονται και επικυρώνονται ψηφιακά. Για τους επιχειρηματίες – συμπεριλαμβανομένων των νέων εταιρειών και των startup – αυτό σημαίνει μια θεμελιώδη αλλαγή στον τρόπο τεκμηρίωσης των πωλήσεων και μια νέα υποχρέωση προσαρμογής στο πρότυπο της ηλεκτρονικής τιμολόγησης.

Τι αλλάζει και ποιους αφορά;

Η ΑΑΔΕ ήδη συγκεντρώνει τα δεδομένα των παραστατικών μέσω της πλατφόρμας myDATA, όπου διαβιβάζονται οι σύνοψεις των τιμολογίων κάθε επιχείρησης στην Ελλάδα. Το επόμενο βήμα είναι η μετάβαση σε πλήρως δομημένα ηλεκτρονικά τιμολόγια για συναλλαγές μεταξύ επιχειρήσεων (B2B). Κάθε επιχειρηματίας, ανεξάρτητα από το μέγεθος της εταιρείας, θα υποχρεωθεί να εκδίδει ηλεκτρονικά τιμολόγια μέσω εγκεκριμένων διαύλων. Στόχος είναι να απλοποιηθεί η ροή των εγγράφων, να εξαλειφθεί η χειροκίνητη εισαγωγή δεδομένων και να επιταχυνθούν οι διακανονισμοί.

Πότε γίνεται υποχρεωτική για τα startups;

Η εφαρμογή γίνεται σε φάσεις. Η Φάση 1 αφορά τις επιχειρήσεις με τζίρο 2023 άνω του 1 εκατομμυρίου ευρώ και ξεκινά από 2 Μαρτίου 2026. Η Φάση 2 καλύπτει τους υπόλοιπους υπόχρεους – συμπεριλαμβανομένων των ελεύθερων επαγγελματιών και της πλειονότητας των startup – από 1 Οκτωβρίου 2026. Επειδή τα πρόστιμα και οι κυρώσεις για τη μη συμμόρφωση μπορεί να είναι σημαντικά, για τα startups η έγκαιρη προετοιμασία είναι κρίσιμη. Όσοι ξεκινούν τώρα κερδίζουν χρόνο και αποφεύγουν το άγχος της τελευταίας στιγμής.

Πωλήσεις μέσω Stripe και έκδοση τιμολογίων στην Ελλάδα

Πολλές νέες διαδικτυακές εταιρείες χρεώνουν τα προϊόντα τους μέσω παγκόσμιων πλατφορμών. Το Stripe είναι εξαιρετικά δημοφιλές μεταξύ των startup SaaS και των δημιουργών διαδικτυακών μαθημάτων. Πάνω από 1,35 εκατομμύρια ιστότοποι παγκοσμίως χρησιμοποιούν το Stripe. Πλατφόρμες όπως Kajabi, LearnWorlds, Web2Learn, EasyTools συνδέονται συχνά με το Stripe. Οι πληρωμές γίνονται με κάρτες, SEPA, PayPal, Klarna, Link, Revolut Pay, Apple Pay και Google Pay.

Ωστόσο, είναι σημαντικό να θυμόμαστε ότι το Stripe διαχειρίζεται μόνο την πληρωμή – δεν εκδίδει τιμολόγια σύμφωνα με την ελληνική νομοθεσία. Αν το startup σου πουλάει προϊόντα και δέχεται πληρωμές μέσω Stripe, πρέπει να φροντίσεις για την έκδοση νόμιμων τιμολογίων με ΦΠΑ 24% για κάθε συναλλαγή.

Αυτοματοποίηση της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε ένα startup – πώς να την εφαρμόσεις γρήγορα;

Επειδή η ηλεκτρονική τιμολόγηση θα γίνει υποχρεωτική, η καλύτερη προσέγγιση για ένα startup είναι η αυτοματοποίηση όλης της διαδικασίας έκδοσης και αποστολής τιμολογίων:

1. Κάνε έναρξη επιτηδεύματος στην ΑΑΔΕ και απόκτησε ΑΦΜ. Δήλωσε τον σωστό ΚΑΔ (Κωδικό Αριθμό Δραστηριότητας) για τη δραστηριότητά σου, ώστε τα παραστατικά σου να είναι σύμφωνα με τους κανόνες.
2. Επίλεξε λογισμικό τιμολόγησης συμβατό με το myDATA. Δημοφιλείς λύσεις είναι το Timologio (δωρεάν από την ΑΑΔΕ), το Elorus, το SoftOne και το Entersoft, που λειτουργούν σε πλήρη ενσωμάτωση με τα επίσημα συστήματα.
3. Σύνδεσε το κανάλι πωλήσεών σου (π.χ. Stripe) με το λογισμικό τιμολόγησης. Υπάρχουν εξειδικευμένα εργαλεία που συνδέουν το Stripe με συστήματα τιμολόγησης – ώστε κάθε πληρωμή να δημιουργεί αυτόματα τιμολόγιο με ΦΠΑ. Η σύνδεση του Stripe με το InvoiceOcean κάνει τα τιμολόγια να δημιουργούνται και να αποστέλλονται μόνα τους μετά από κάθε πληρωμή Stripe. Για την ίδια τη διαβίβαση στο myDATA φρόντισε ξεχωριστά ένα πρόγραμμα/λογιστικό σύστημα με ενσωμάτωση myDATA (π.χ. Elorus, SoftOne, Entersoft), το οποίο διαβιβάζει το παραστατικό στην ΑΑΔΕ.
4. Δοκίμασε και παρακολούθησε τη διαδικασία. Μετά τη ρύθμιση, κάνε μερικές δοκιμαστικές συναλλαγές για να βεβαιωθείς ότι όλα λειτουργούν.
5. Μείνε ενημερωμένος. Παρακολούθησε τις ανακοινώσεις της ΑΑΔΕ και του παρόχου λογισμικού τιμολόγησης για τις φάσεις του 2026.

Σύνοψη

Η εφαρμογή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης σε ένα startup δεν χρειάζεται να είναι δύσκολη ή χρονοβόρα αν προσεγγίσεις το θέμα μεθοδικά και χρησιμοποιήσεις τα διαθέσιμα εργαλεία. Ο συνδυασμός συστημάτων όπως το Stripe ή το Kajabi με ένα ελληνικό πρόγραμμα τιμολόγησης (με υποστήριξη myDATA) επιτρέπει την έκδοση τιμολογίων εντελώς αυτόματα και σύμφωνα με τον νόμο. Αυτό σημαίνει ότι οι ιδρυτές και οι δημιουργοί μπορούν να επικεντρωθούν στην ανάπτυξη της επιχείρησης, ενώ η ηλεκτρονική τιμολόγηση «συμβαίνει» στο παρασκήνιο. Όσο πιο γρήγορα εφαρμόσεις τέτοιες λύσεις, τόσο πιο ομαλά θα μπει το startup σου στη νέα εποχή της ηλεκτρονικής τιμολόγησης – χωρίς άγχος, χωρίς πρόστιμα και χωρίς περιττή χειροκίνητη εργασία. Για τις λεπτομέρειες της δραστηριότητάς σου, καλό είναι να συμβουλευτείς έναν λογιστή ή τις επίσημες πηγές της ΑΑΔΕ.